Un plan nécessaire mais attention aux pièges

Moment fort des processus de management, le plan d'action est l'interface entre les phases d'analyse et de mise en œuvre des décisions.

Il transforme les idées et les réflexions en éléments concrets, opérationnels.

·        Les principales étapes :

Pour bâtir un plan, la mise en pratique de la méthode QQOCQP est tout à fait d'à-propos.

Pour rappel, cet acronyme correspond aux questions :  Quoi ? Qui ? Où ? Comment ? Quand ? Pourquoi ? Auxquelles on ajoute une dernière question pour être complet : "Combien ?". Son utilisation présente l'avantage d'aborder toutes les facettes d'un sujet.

Pourquoi ?

Rappeler le contexte. Le pourquoi et la raison d'être du plan d'action. Très important pour donner du sens à ce qui va être fait. 

Définir les buts. Que veut-on obtenir en mettant en place ces actions ? On entre dans le concret en formulant les finalités. Elles doivent, bien-sûr, être reliées au contexte. 

Quoi ?

Lister les actions. Décrire sommairement leur contenu. L'idée n'est pas d'entrer dans le détail, mais simplement comprendre de quoi il s'agit. Eventuellement les prioriser. Normalement ce travail est fait en amont. Celles qui sont présentes ont déjà été sélectionnées. Néanmoins, il est tout à fait pertinent de faire apparaître en premier celles qui ont le plus d'impact sur l'objectif global.

Qui ?

Définir qui est responsable. Autrement dit : qui pilote ? Qui rend des comptes ? Préciser également les autres acteurs qui peuvent intervenir. C'est très utile pour savoir qui informer de l'avancée des actions.

Comment ?

Quels sont les ressources à disposition : budget, équipe...

Quand ?

Définir les dates de début et de fin. Pour une gestion avancée, comme c'est le cas en management de projet, on peut définir des jalons avec des livrables.

Où ?

Préciser les lieux lorsque cela est nécessaire.

Combien ?

Fixer les critères de réussite. Ils permettent de valider le succès ou non d'une action et de prendre une nouvelle décision en conséquence : continuer, prévoir une nouvelle action... .

 Utilité d'un plan d'action ;

Cette démarche permet de véritablement contrôler ce qui est à faire et comment c'est fait. "Contrôler" est ici à prendre dans le sens "maîtriser".

Voici quelques effets bénéfiques : 

- permettre de ne rien oublier en listant les tâches à accomplir. Ce qui donne une vision globale et exhaustive sur la charge à venir.

- optimiser les moyens humains et financiers. Cela permet d'identifier comment les moyens sont utilisés et pour quel résultat.

- maîtriser le temps de mise en œuvre. Grâce à une planification rigoureuse, il est possible d'anticiper les effets de retards éventuels.

- savoir à tout moment où l'on se trouve dans l'avancée. Ce qui évite de naviguer à vue.

- pouvoir trouver des solutions de replis en étant capable d'analyser les conséquences sur les autres actions. 

- Impliquer et motiver les équipes en définissant des rôles précis pour chacun. On évitera ainsi des pertes de temps, d'énergie et une démotivation galopante dues à des recadrages fréquents sur les tâches et missions des acteurs. Autre bénéfice : une meilleures coordination lorsque des dépendances existent entre actions.

Bref... cela permet un véritable pilotage.

·        Les pièges :

Il existe toutefois certaines erreurs à éviter : passer trop de temps à construire un plan d'action au détriment de sa mise en œuvre, par exemple. C'est aussi descendre dans un niveau de détails inexploitable. D’une manière générale, il est essentiel de garder en tête qu'il ne s'agit que d'un outil. Un moyen ne doit pas prendre le pas sur sa finalité.

    4. Les clés de succès d'un plan d'action :

- impliquer les collaborateurs concernés dans sa construction pour que tout le monde s'approprie la démarche. Le responsable en charge du projet, du service... ne doit pas bâtir son document dans son coin.

- informer régulièrement les parties prenantes de l'avancée du plan.

- ne pas oublier d'actions.

- prévoir des délais réalistes.

- élaborer un document simple, clair, opérationnel.

Enfin, il ne faut pas négliger les mesures de réussite. En effet, elles sont les garantes d'une mise en œuvre conforme à ce qui a été prévu.

Pour une planification plus fine, les actions peuvent être représentées sous la forme d’un diagramme de Gantt :

 Dans un diagramme de GANTT chaque tâche est représentée par une ligne, tandis que les colonnes représentent les jours, semaines ou mois du calendrier selon la durée du projet.